Nebenkostenabrechnung prüfen

Mieter erhalten einmal im Jahr ihre Nebenkostenrechnung. Viele nehmen diese hin, einige kontrollieren sie aber auch. Denn gerne schleichen sich hier Fehler ein, oder der Vermieter legt Kosten um, die nicht gerechtfertigt sind. Eine Durchsicht und Rückfragen führen oft dazu, dass Fehler aufgedeckt werden und es zu Rückzahlungen führt. Doch was gehört eigentlich alles zu den Nebenkosten?

Nebenkosten – was zählt dazu und worauf gilt es zu achten?

Nebenkosten sind alle Kosten, die dem Vermieter entstehen. Hierzu gehören bestimme Besitzabgaben, aber auch die Instandhaltung, wie etwa Renovierungen oder Reparaturen und die Verwaltung der Immobilie, beispielsweise, wenn ein Hausmeisterservice oder andere Dienstleistungen in Anspruch genommen und auf die Mietparteien verteilt werden.
Mieter zahlen in Deutschland bereits zu ihrem Mietpreis Nebenkosten. Am Ende des Jahres werden diese dann mit den Auslagen des Vermieters verrechnet, woraus sich entweder eine Nachzahlung für den Mieter oder eine Rückzahlung durch den Vermieter ergibt.

Für die Erstellung und Übermittlung der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter 12 Monate Zeit. Spätestens dann muss sie dem Mieter vorliegen. So sieht es das Mietrecht vor. Kommt es zu einer verspäteten Vorlage, so müsste der Mieter eine mögliche Nachzahlung nicht leisten, da die Frist bereits verjährt wäre. Der Mieter hat gleichzeitig das Recht, eine Abrechnung einzufordern, wenn der Vermieter, diese nicht automatisch vorlegt. Nicht zu den Nebenkosten zählen Betriebskosten für die Wohnung, diese werden auch unterjährig vom Vermieter in Rechnung gestellt, sofern diese auf den Mieter umgelegt werden.

Außerdem ist darauf zu achten, dass die richtigen Zeiträume abgerechnet werden. Das betrifft beispielsweise Versicherungen und Dienstleistungen, die der Vermieter nicht pauschal auf die Mieter umlegen kann. Solche Rechnungen müssen auf die einzelnen Monate runtergerechnet werden und dann mit einem Verteilschlüssel, der sich an der Größe der einzelnen Wohnung richtet, auf die Mietparteien umgelegt werden.

Schon im Mietvertrag muss aufgeführt sein, welche Nebenkosten auf den Mieter zukommen. Meist sind hier „Betriebskosten“ pauschal. Oder „umlagefähige Betriebskosten“ festgelegt. Alle anderen Betriebskosten müssen explizit genannt werden und können nicht als „Sonstige“ im Mietvertrag verankert sein.
Stehen im Mietvertrag hingegen als Nebenkosten nur die Müllabfuhrgebühren, Heizkosten und die Hausreinigung, so kann der Vermieter im Nachgang keine weiteren Kosten, wie etwa eine Dachrinnenreinigung in Rechnung stellen.

Auch bei Reparaturen ist konkret darauf zu achten, ob diese erforderlich sind. Sind Reparaturen zwingend notwendig, so muss der Vermieter diese tragen. Er kann später über eine Erhöhung der Miete nachdenken, wenn er nach gegebener Zeit immer wieder zu einer Verbesserung des Mietobjekts beigetragen hat.

Nebenkostenabrechnungen müssen keine bestimmte Norm erfüllen, aber sie müssen klar verständlich und nachvollziehbar sein. Es muss daraus hervorgehen, welche Kosten, zu welchem Anteil und aus welcher Begründung heraus auf die einzelnen Mietparteien umgelegt werden. Auch muss ersichtlich sein, welche möglichen Vorauszahlungen ein Mieter möglicherweise bereits erhalten hat. Ein häufiger Verteilschlüssel ist die Größe der Wohnung und somit die Umlage der Kosten nach Quadratmeter. Auch dies muss dem Mieter verständlich sein, sonst ist er nicht zur Zahlung veranlasst.

Bei den Heizkosten gilt es, dass mindestens 70% der Heizkosten, die dem Mieter in Rechnung gestellt werden, nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Die restlichen Verteilkosten richten sich ebenfalls nach einem Verteilschlüssel, etwa auf Waschräume, Kellerräume und den Flur. In vielen Fällen sollte man hier einen genauen Blick drauf werfen, da in oftmals die Heizkosten mit zehn Prozent und mehr zu hoch abgerechnet werden.

Zu hohe Kosten entstehen oftmals auch bei der Nebenkostenabrechnung, wenn es um Reinigung, Hausverwaltung oder die Pflege von Garten- und Vorgarten geht. Da der Mieter diese nicht pauschal anzweifeln kann, hat er das Reht auf Einsicht in diese Rechnungen. Er kann auch bei anderen Anbietern dieser Dienstleistungen Vergleichsangebote einholen und diese dem Vermieter vorlegen.

Generell hat der Mieter immer ein Recht auf Einsicht in die Originalbelege. Hier sollte er auf jeden Fall genau auf die Abrechnungszeiträume achten. Im Streitfall steht ihm auch eine genaue Darlegung der Nebenkosten der anderen Mietparteien zu. Der Anforderung nach Rechnungskopien muss der Vermieter nicht nachkommen. Es empfiehlt sich also, Einsicht zu nehmen und Fotos von den Belegen zu machen.

Nebenkostenabrechnungen widersprechen

Findet der Mieter einen Fehler in seiner Abrechnung, so kann er zwölf Monate nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung noch Einspruch gegen diese einlegen. Nach dieser Frist ist ein Widerspruch nicht mehr möglich und der Mieter muss die Nachzahlung leisten und hinnehmen. Hat er diese schon vorausgezahlt, empfiehlt sich eine sofortige Forderung auf Rückzahlung.

Auch bei Nachforderungen durch den Vermieter ist Vorsicht geboten, denn zahlt der Mieter nicht fristgerecht, fallen auch noch Mahngebühren und Verzugszinsen an. Am besten schreibt der Mieter parallel zu seiner Überweisug einen Brief mit einem Einspruch und dem Vorbehalt, eine Rückforderung zu stellen, wenn sich seine Zweifel an der Nebenkostenabrechnung bewahrheiten.

Da der Widerspruch Fristen unterliegt, sollte der Mieter diesen immer per Einschreiben versenden, oder bei der persönlichen Übergabe einen Zeugen mitnehmen. Auch durch eine Unterschrift, kann er sich vom Vermieter den Erhalt des Widerspruchs und den Vorbehalt zur Zahlung abzeichnen lassen, um in jedem Fall auf der sicheren Seite zu sein.
Es lohnt sich bei Unstimmigkeiten, um die Nebenkostenabrechnung Rechtshilfe in Anspruch zu nehmen. Eine Prüfung kann auch durch Experten bei verschiedenen Büroservice Dienstleistern erfolgen, die oft Experten auf diesem Gebiet beschäftigen.

Jeder Mieter sollte in jedem Fall die Fristen im Auge behalten, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen:

1. Nebenkosten müssen im Kalenderjahr abgerechnet werden. Das heißt auf einen Zeitraum von 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres.
2. Die Abrechnung durch den Vermieter muss vom 1. Januar bis 31. Dezember des Folgejahres erfolgen.
3. Ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Mieter eine Widerspruchsfirst von einem Jahr, beginnend mit dem Zeitpunkt, an denen ihnen die Nebenkostenabrechnung zugeht.
4. Nach drei Jahren, zum Ende des Abrechnungszeitraums, ist die Verjährungsfirst eingetreten.

Es lohnt sich immer wieder, die Nebenkosten zu überprüfen und eine Einsicht in die zugrundeliegenden Rechnungen zu fordern. So lassen sich auch Preissteigerungen nachvollziehen und rechtzeitig reklamieren. Viele Abrechnungen sind fehlerhaft und Mieter verlieren oftmals viel Geld – berechnet über mehrere Jahre, in denen sie zu viele Nebenkosten entrichtet haben.